项目管理经验42
如果你正在管理一个团队或项目，可能会需要同时在进行多个项目的管理。在这种情况下，追踪所有进行中的项目部分可能会迅速变得非常复杂。没有合适的管理过程，就难以确定哪些工作应该优先处理，也不容易确保团队有效管理工作量，更难以保证所有任务都能按时完成。
然而，有更好的方法来解决这些挑战，无论你需要努力组织和管理多个项目的工作，还是需要确保你的团队工作量可控，以下几个策略将帮助你保持一切在正轨上运行。
1、指定一个地方来管理所有的项目
**问题：**缺乏所有项目的可见性
**解决方案：**在同一地方计划和管理所有团队的项目
例如，如果你正在管理一个产品路线图，并且有多个产品发布，你需要清楚地知道有多少个发布，每个发布包括了什么内容，以及将在何时进行每个发布。在同一地方规划和管理所有的发布可以让你迅速了解正在进行的所有活动以及整个路线图的状态。
比如有非常多的软件团队使用PingCode来进行多项目的管理，而非软件团队则是通过Worktile这类工具进行，以达到在同一地方计划和管理所有团队的项目的目的。这些工具能够大大提升项目以及过程的可见性。
2、在项目开始时定义目标、计划、职责和期望
**问题：**交付的成果和流程存在不一致性
**解决方案：**明确定义目标、计划和职责
没有统一的工作流程或项目规划流程可能导致交付的产品或服务在质量和形式上存在差异。这可能意味着每开始一个新项目，团队就必须重新建立新的管理流程，非常耗时。这还可能会导致一些任务被遗漏或忽视，进而影响项目的成功执行。
为了解决这个问题，必须确保团队在项目一开始就明确了计划、流程和职责。这包括明确项目的目标、计划时间、每个步骤和工作内容以及负责人。还要注意留出时间进行反馈和审批，因为如果急于完成项目而没有明确计划，这些环节可能很容易被忽视。
然后，要在项目级别和团队级别设定明确的计划、流程和职责。明确的沟通和目标设定将有助于实现项目目标，这些项目目标又将有助于实现团队目标，进而有助于公司实现其整体目标。
为了最大限度地利用项目管理的好处，应设定一一些团队范围的共识和标准操作流程。例如，对于大型项目，可能需要项目负责人在规划项目计划之前先创建项目简介。此外，还可以为团队经常执行的项目创建模板，它们可以确保每个项目都以相同的方式执行，无需重新考虑每一个小步骤。
3、优先考虑将产生最大影响的工作
**问题：**不确定应该优先处理哪些项目
**解决方案：**观察每个项目如何逐步实现更大的公司目标，并基于这些项目可能产生的影响来设定优先级
虽然先选择最容易的项目来执行可能很吸引人，但要抵制这种诱惑，相反，应该基于项目对公司目标的最大影响来设置优先级。作家Kasey Fleisher Hickey表示：“你的首要优先事项应与这些目标保持一致，并帮助你更接近实现它们。”无论是在大规模（例如推迟低影响项目）还是小规模（例如按重要性组织日常任务）的层面上，都应该战略性地优先处理工作。例如，如果团队正在进行五个产品发布，其中一个项目对新客户收入的影响远大于其他四个，而另一个项目对客户保留和长期价值（LTV）的影响最大。由于LTV是公司的更高优先事项，因此应确保第二个产品得到充分支持。
4、授权你的团队在优先级发生变化时保持灵活性
**问题：**团队在追踪不断变化的优先事项和重新分配工作方面缺乏便捷的方法
**解决方案：**需要一种灵活的方法，能够从全局视角查看团队的所有工作，并在优先事项发生变化时灵活调整
确定团队优先事项并对工作达成一致非常关键，但同样重要的是能够灵活改变方向。然而，如果团队在多个工具（如电子表格和待办事项列表）中跟踪工作，可能会使管理和了解团队在任何时候都在做什么变得复杂和困难。
当优先事项发生变化时，没有清晰的追踪和管理工具，你可能无法轻松了解他们需要重新安排什么，每个人的忙碌程度，或如何追踪搁置的工作。为了解决这一问题，可以通过实施变更控制流程来确保优先事项和任务的有序管理。
通过与团队共享一个中心真实信息源，可以管理多个项目，而不必担心优先事项的变化。由于每个人的工作都是可见的，你可以迅速了解团队的带宽（可用资源）和当前任务。当需要重新设置任务的优先级时，这种可见性确保你可以轻松做到这一点，而不必担心任务会完全丢失。
无论是线上还是线下，一定要保持沟通流畅，无论是在线还是线下。在项目管理工具中，或者在定期的一对一会议中，定期与团队成员沟通，了解他们的工作量，并确保一切正常运作。
5、清晰地管理和传达期望
**问题：**你和你的利益相关者在何时发生什么事情上存在分歧
**解决方案：**在工作发生的地方进行沟通和协作
一些团队可能遭受沟通问题的困扰，原因在于他们对自己的工作、合作伙伴的工作，以及与项目相关的其他职能方面的工作缺乏透明度或可视性。当人们无法清楚地了解其他人正在做的工作时，他们可能不理解为何时间表会发生变化，优先事项是否发生改变，以及项目进展的具体情况。
解决方案是在工作发生的地方进行沟通和管理。这样可以确保团队和其他利益相关者能够充分理解工作背后的情况。通过提供实时更新，每个人都可以了解项目的当前状态。
为了始终如一地实现这一沟通策略，最佳的方法是使用工作管理工具。这样的工具允许在工作实际发生的地方分享状态和进展更新。这意味着可以轻松地通过点击一下按钮收集和分享信息，而不是在各种工具之间手动收集和更新数据。这样的方法可以增加效率，并确保所有利益相关者都能轻松地访问最新的项目信息。
6、查看跨项目的工作，以平衡工作量和时间表
**问题：**不确定每个团队成员的工作量是否过多或过少
**解决方案：**确保你有一种方法可以查看项目之间的员工工作量
在不同地方计划每个项目的第二个隐患是：你将无法看到某个员工在所有不同项目中的全部工作。这意味着可能必须依赖团队来报告工作量是否过多或过少，从而导致难以在问题失控之前解决，例如未能按时完成任务或未能识别未充分利用人力。
将所有项目管理在同一个地方是解决这个问题的第一步。需要实际查看每个项目的所有任务，了解它们分配给谁以及日期范围，从而发现工作量过重的员工和项目时间线冲突。随后可以推迟、删除或重新分配任务以保持项目的正常运行。但是，并非所有工具都有这样做的功能，所以选择具有此功能的工具很重要。
例如，可能有一位设计师负责一项小任务（如编辑照片）为你下个月就要发布的下个产品发布做准备，但同时还要单枪匹马地设计、打印和交付会议宣传册、名片和海报，而另一位设计师却有空闲时间。通过观察每个人的工作量，可以迅速发现这种不平衡，并相应地重新分配工作。
7、调整项目计划以最大限度地提高团队生产力
**问题：**项目启动日期未协调一致，导致员工工作过多，工作受阻，项目延迟
**解决方案：**整体考虑项目的全部范围来安排和协调团队的工作
即使项目计划得再精心，如果没有整体考虑团队在月度、季度或年度的全部工作范围来进行安排，也可能导致项目脱轨。例如，如果尝试同时启动三个不同的网络更新，可能会因团队一次尝试做太多事情而导致它们相互冲突或拖延。
相反，在安排和协调团队工作时，要考虑到整个项目的全部范围，并考虑实施事故管理计划。以下是一些提示：
错开类似项目的开始日期：如果同一个团队在多个项目上工作，可以错开每个项目的开始和完成日期。这样一来，个人就不会试图同时完成多个不同项目的工作，而是能够集中精力完成一个项目，然后再转向下一个。
留意依赖关系：例如，在开始建立新网站之前，可能需要先完成基础设施的全面改造。因此，应该合理安排时间，让依赖的项目在第一个项目计划完成之后才开始，确保项目顺利进行。
标记重复任务：如果在不同的项目中有相同的工作部分，应该合并它们，以避免重复劳动。无论是启动新供应商还是购买拍摄营销视频的设备，都需要确保这些共享任务能及时完成，从而保证两个项目的正常运行。
时间安排可能是决定多个项目能否正常运行，并帮助团队保持最高生产力的关键因素。通过合理安排和协调时间，可以确保多个项目同时高效推进。
8、委派工作，但保持可见性
问题：管理者往往在细致入微的管理和放养的平衡问题上挣扎。过度干预可能会令员工感到压迫，而完全缺席则可能使管理者对团队的工作一无所知
解决方案：共享一个团队的“真实的信息中心”，这样你可以在必要时查看工作的进展
无论是产品经理还是项目经理，都不想成为过度干预下属的细致入微的管理者。然而，如果失去对任务的掌控，或者对团队正在进行的工作一无所知，那么几乎不可能成为一位有效的领导者。
有一个好的解决方案，那就是通过与团队共享一个真实的单一信息来源（可以借助PingCode这类工具建立），以便能够追踪每个人正在做的所有工作。这可以是一个集中共享的项目管理工具或平台。当团队的所有工作都集中在一个共享的项目中，领导者可以一目了然地了解每个人的工作内容、任务的截止日期，以及它们的进展情况。这样，可以在必要时查看任务的情况，而不需要微管理它们。
9、跟踪并保存工作流程——而不是每次都重新造轮子
**问题：**每个项目开始时都在重新构建工作流程
**解决方案：**模板化并简化项目计划过程
想象你刚完成了一个季度的营销活动，但在为下个季度做准备时，你发现自己不记得具体的工作安排。因为工作已经发生了许多变化，并且你正在管理多个项目，所以你不确定最初的组成部分是什么。如何在确保不遗漏任何关键任务的情况下复制活动？
不要在每个项目开始时重新造轮子。相反，将启动项目的方式模板化并简化，这样你可以反复使用工作流程作为模板，你可以借助Excel，也可以使用Worktile这样的工具帮你自动创建模板。当需要协调新项目时，使用自定义模板开始工作，可以更快、更高效地展开工作。
此外，要确保定期更新模板，添加新任务或步骤，或正在构建的新工作流程。将模板视为一份灵活的文档——应不断使用最佳实践和新见解来更新模板，以获得最有效、最高效的流程。确保将模板保存在团队的核心真实信息来源中，这样每个人都可以访问，并可以轻松启动项目。
成功管理多个项目
作为团队负责人，同时管理多个项目是常见的工作现实，这可能涉及许多复杂和挑战性的任务。希望这些提示能帮助你跟踪所有项目的运作情况，保持组织有序，按时完成任务，并确保每一次都能成功完成所有项目。
常见问答（FAQ）：
问：如何合理分配资源？
答：合理分配资源需要了解每个项目的需求和优先级，确保关键资源在关键时刻可用，并通过跟踪和监控来平衡资源的使用。
问：使用项目管理工具有什么好处？
答：项目管理工具可以帮助组织和跟踪项目进度，促进团队协作，提供实时更新，并有助于识别和管理潜在风险。
问：如何保持团队沟通？
答：保持团队沟通可以通过定期会议、使用协作工具、确保信息透明和及时反馈等方式来实现。良好的沟通有助于确保团队成员了解项目目标和期望，从而提高效率。
问：多项目管理中的风险管理如何进行？
答：风险管理涉及识别、评估和优先处理可能对项目产生负面影响的不确定因素。这可能包括使用风险管理工具、定期审查风险和制定应急计划等。
问：如何确保多项目管理的质量控制？
答：质量控制可以通过设置明确的质量标准、定期审查进度、使用质量管理工具和鼓励团队成员对质量承担责任等方式来实现。
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