项目管理经验44

每个人一天的时间都一样多，但你可能觉得管理时间比大多数人都难。这种情况并不奇怪，许多经理每天都在为此而苦苦挣扎。平衡有限的资源和满足紧迫的最后期限是经理面临的最大压力的两个主要领域。

令人震惊的是，37%的项目因目标不明确或与业务目标不一致而失败。然而，有一个解决方案——项目组合管理（PPM）。它可以帮助您处理多个项目并克服这些挑战。

在本文中，您将了解什么是项目组合管理、它的好处以及如何在您的组织中实施它。

什么是项目组合管理？

项目组合管理 (PPM) 是分析和优化组合中所有项目和计划的成本、资源、技术和流程。它通常由组合经理或项目管理办公室 (PMO) 完成。

项目组合管理提供了一个结构化的环境，用于决定资助、维持或取消哪些项目、计划和举措。PPM 流程是一种持续的机制，可确保项目与其战略意图保持一致，遵守其原始业务案例中定义的假设，并在开发过程中做出的决策基于及时和准确的数据 - 所有这些都由项目组合经理或PMO完成。所有这些都是通过评估业务方面、监控预算、预测和降低风险以及让其他利益相关者了解情况来完成的。

项目组合管理与项目管理

由于名称相似，“项目组合管理”和“项目管理”常常被混淆，它们是两种截然不同的方法。

一方面，项目管理侧重于管理单个项目，处理预算、角色分配和进度报告等任务。另一方面，项目组合管理着眼于全局，重点分析相关项目组，以确保其与公司总体目标完美契合，帮助组织选择项目并提供显著效益。

根据PMI 的说法，投资组合管理通过提供项目组、资源和相互依赖关系的整体视图，将战略与实施联系起来。如果使用得当，它可以带来一些关键好处。

PPM 可帮助您同时监督所有项目，从而更轻松地做出明智决策。了解每个项目如何实现您的总体目标有助于您确定优先级并更好地规划。苏格兰皇家银行通过投资组合和资源管理简化了其数据和决策流程，最终降低了成本并提高了部门间的透明度。

项目管理可能很困难，因为您必须明智地管理资源。Cengage Group在使用电子表格规划项目容量时遇到了很大困难，这进一步增加了流程的复杂性。

因此，他们决定投资一个系统，帮助管理资源并规划他们可以处理多少工作。现在，他们可以更好地决定要开展哪些项目，并看看是否需要雇用更多人手。

将所有项目放在一起跟踪有助于您发现在单独查看每个项目时可能会忽略的潜在问题。Excellus BlueCro ss BlueShield无法确定其团队可以处理多少工作，因此他们使用新系统来跟踪其项目和资源。这有助于他们降低风险。他们可以做出更好的决策并改进时间表提交。现在，他们可以根据实际数据制定更好的计划，并确保他们有足够的资源按时完成工作。

投资组合和资源管理可帮助Flo wserve这样的公司保持正轨并做出更好的决策。通过使用自动化工作流程来审查项目，他们可以更好地管理工作、加快产品发布速度并控制成本。这使他们更容易实现目标并取得成功。

实施项目组合管理的五个步骤

1. 明确组织的目标和宗旨

在开始管理投资组合之前，您需要确保它符合公司的目标和计划。您希望您的投资组合能够支持公司想要实现的目标，并且对您的客户和财务而言物有所值。

作为投资组合经理，您需要与您的团队就目标达成一致，并决定如何选择要开展的项目。

2. 管理项目想法

一旦你确定了作品集的目标，就该开始构建它了。你可以收集已在进行的项目或足够相似的项目创意，以便同时开展。

获取有关这些项目的信息，并确定选择继续进行哪些项目的最重要因素。

3. 选择并确定项目优先顺序

在为您的投资组合选择最佳项目时，重要的是要确定它们的价值。为此，您可以使用诸如回收期、净现值和风险水平等标准。这些标准有助于衡量每个项目为您的投资组合增加了多少。

4.验证项目的可行性

现在您已经为您的投资组合挑选了项目，现在是时候研究它们是否合适了。这意味着要考虑财务风险、您能承受的程度以及您拥有的资源。这项研究可确保您挑选出与您的组织能力相匹配的最佳项目。

5. 管理和监控项目组合

跟踪所有项目并定期更新潜在项目列表非常重要。您需要确保项目表现良好并解决出现的任何问题。

如果需要，您可以暂停、取消某些项目，或添加新项目，以更好地符合您的业务目标。通过这样做，您可以确保您的项目仍在正确的轨道上。

结论

项目组合管理是一种有效处理多个项目的方法。从增强决策能力、优化资源利用率、管理风险以及使项目与业务目标保持一致，机会无穷无尽。此外，实施 PPM 可提高单个项目的成功率，并帮助组织实现其总体目标，从而推动增长和效率。